Gesprekken stimuleren tussen professionals over vragen waar ze echt iets mee hebben.
Een enorme hoeveelheid ervaring en denkkracht in een groep van circa 100 mensen.
De ambitie om al die mensen de mogelijkheid te bieden, in anderhalf uur tijd, om een waardevolle uitwisseling te hebben.
Met daarbij de wens van de betreffende organisatie om input te krijgen op een aantal voor hun cruciale vragen.
En in de aanloop een inspirerend betoog van een ‘thought leader’ op het gebied van sociale netwerken.

Aan wat voor vorm zou je dan denken? Bij mij kwam het inrichten van een World Cafe op. Of een afgeleide daarvan. In de afgelopen jaren heb ik World Cafe regelmatig gebruikt. Ik hou van een bepaalde mate van zelforganisatie, mensen eigen verantwoordelijkheid geven voor onderling gesprek, het kunnen doorwerken op de opbrengst van een groep in een eerdere ronde, de ontwikkeling zien die een thema kan doormaken. Met daarbij de kracht van visualisatie, mindmappen, de kern al schrijvend vasthouden.

Afgelopen donderdag was er een NVO2 ledenmiddag, met als kopstuk Menno Lanting over de invloed van sociale netwerken op leren. Inspirerend en leuk om hem eens zo mee te maken! Hij heeft een stevig verhaal neergezet, met genoeg intrigerende vragen voor een World Cafe. Aan mij dus de uitnodiging om in een vervolg daarop de interactie tussen de leden te faciliteren. In anderhalf uur tijd. Vormen die ik heb overwogen:

  • Elke tafel heeft een ‘host’ en deze blijft van het begin tot eind bij de eigen tafel. Gasten verwelkomen, hoogtepunten van vorige groep schetsen, proces begeleiden. Bij wijze van ‘content steward’.
  • De host blijft van begin tot eind bij de stamtafel. De andere leden uit de groep in de eerste ronde gaan zich in de tweede ronde verspreiden om ideeen te verzamelen. Komen daarna weer terug bij de ‘home table’ om hun ideeen in te brengen.
  • Na een eerste ronde gaan in de tweede ronde vier deelnemers van tafel 1 naar tafel 2, 3, 4 en 5. De andere twee deelnemers blijven bij tafel 1 om hun inzichten te delen met de nieuwe deelnemers. Rol van bezoekers is om ideeen verder te onderzoeken en tot aanvullende ideeen te komen. In de laatste ronde gaan deelnemers weer terug naar hun ‘home table’.
  • Geen host, iedereen reist mee in de verschillende rondes. Aan het eind komt elke deelnemer weer terug bij zijn of haar eerste tafel om de oogst te bekijken en te komen tot een kernachtige one-liner.
  • Elke tafel heeft dezelfde hoofdvraag en elke ronde krijgt een specifieke inkleuring: (1) vraag verhelderen door aanverwante vragen te formuleren, (2) eigen ervaringen inbrengen, (3) patronen uit de verhalen halen, (4) boodschap of vervolgvraag destilleren.
  • Je kunt het world cafe ook gebruiken om een grote vraag op te splitsen in deelvragen. Er ontstaan dan meerdere tafels die bijdragen aan 1 vraag. Je werkt hierbij met hosts die tot het eind bij de eigen tafel blijven. En dan sluit je af met een ronde waarin de hosts die een tafel hadden gerelateerd aan 1 grotere vraag bij elkaar komen om de hoofdlijnen met elkaar in verband te brengen.
  • Of de eerste ronde gebruiken om vragen te inventariseren omtrent een specifiek onderwerp. Deze ronde eindigt met het formuleren van een kernvraag per tafel. Dan blijft er een ‘question steward’ en de anderen verspreiden zich.
  • Je kunt ook nog de ideeen laten verplaatsen in plaats van de mensen (bijvoorbeeld wanneer het te druk is in de ruimte om allemaal te verplaatsen). Elke deelnemer krijgt een kaart om het meest essentiele idee of kerninzicht op te schrijven uit de eerste ronde. Vervolgens wissel je de kaart om met iemand uit een andere groep. Met deze nieuwe ‘kaarten’ ga je verder.

Mijn handen jeuken om verschillende scenario’s uit te proberen. Wat is het afgelopen donderdag geworden? Van de anderhalf uur bleef door uitloop van allerlei onderdelen voor mij nog een uur over… Ik heb twee rondes georganiseerd, met een host per tafel. Elke tafel had een eigen vraag. Met 1 tafel leeg voor een urgente vraag van iemand die wij niet van tevoren hadden kunnen bedenken. Maar die tafel is leeg gebleven…:-) En met een klein flip/videocameraatje hebben we gedurende het uur statements verzameld van deelnemers. Het grootste deel van het uur hebben we kunnen gebruiken voor gesprek. En de terugkoppeling plenair bestond uit het bekijken van de video-opnames: impressies van deelnemers aan de verschillende tafels. En dit werkte echt super! Het was zo voor elkaar. En het leverde geen lang eindgesprek op waar eigenlijk op dat moment geen energie voor is. Bovendien: het echte werk heeft al plaatsgevonden aan de tafels. Dat moet je niet willen herhalen!

Ik kijk er tevreden op terug. Een leuke spontane samenwerking met Ria van Dinteren (zij heeft vooral gefilmd), goede gesprekken, geslaagd experiment met de Flip-camera en leuke reacties achteraf. Had nog een kleine prezi gemaakt, maar die heb ik om tijd te besparen achterwege gelaten. Hier dan wel!